Privattelefon am Arbeitsplatz in Deutschland
Deutsches Arbeitsrecht.
Nutzung des Firmen-E-Mail-Postfachs durch Mitarbeiter für private Zwecke.
Am 13.03.2019 hat der Landesdatenschutzbeauftragte des Landes Baden-Württemberg die neuste Ausgabe der Arbeitsdatenschutzrichtlinie veröffentlicht.
In dieser Broschüre stellt der DSB dar, wie Schutz aussieht und erläutert seine Position zu den verschiedenen Sichtweisen zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern. Einige der Themen des Leitfadens werden in dieser und zukünftigen Ausgaben von „Update Datenschutz“ behandelt. Dabei geht es unter anderem um die private Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien durch den Arbeitnehmer, „insbesondere die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Zugangs durch den Arbeitnehmer und das Zugriffsrecht des Arbeitgebers.
Das Problem ist seit langem bekannt: Mitarbeiter nutzen die Firmen-E-Mail auch für private Zwecke. Hat der Arbeitgeber diese Nutzung nicht genehmigt, darf der Arbeitnehmer das Postfach nicht für private Zwecke nutzen.
In diesem Fall kann der Arbeitgeber z.B. beim Austritt des Mitarbeiters auf das E-Mail-Postfach zugreifen, um wichtige Daten für das Unternehmen nicht zu verlieren. Über die Rechtsfolgen, wenn der Gewerbetreibende die private Nutzung ausdrücklich erlaubt oder duldet, gehen die Auffassungen auseinander.
Der Datenschutzbeauftragte geht zu Unrecht davon aus, dass der Arbeitgeber als Diensteanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes (TKG) oder des Telemediengesetzes (TMG) anzusehen ist, wenn Arbeitnehmer den E-Mail-Account des Unternehmens auch für private Zwecke nutzen können. Folglich unterliegt der Arbeitgeber dem Fernmeldegeheimnis und kann keinen Zugriff mehr auf ein E-Mail-Konto erlangen, es sei denn, er holt die tatsächliche Zustimmung des Arbeitnehmers und des jeweiligen Kommunikationspartners ein. Diese Rechtsauffassung hat offensichtlich schwerwiegende Folgen für den Arbeitgeber als Unternehmer. Dies kann den Zugriff auf wichtige Betriebsinformationen verhindern, was die Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Prüfungsanforderungen erschwert.
In diesem Fall kann der Arbeitgeber z.B. beim Austritt des Mitarbeiters auf das E-Mail-Postfach zugreifen, um wichtige Daten für das Unternehmen nicht zu verlieren. Über die Rechtsfolgen, wenn der Gewerbetreibende die private Nutzung ausdrücklich erlaubt oder duldet, gehen die Auffassungen auseinander.
Der Datenschutzbeauftragte geht zu Unrecht davon aus, dass der Arbeitgeber als Diensteanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes (TKG) oder des Telemediengesetzes (TMG) anzusehen ist, wenn Arbeitnehmer den E-Mail-Account des Unternehmens auch für private Zwecke nutzen können. Folglich unterliegt der Arbeitgeber dem Fernmeldegeheimnis und kann keinen Zugriff mehr auf ein E-Mail-Konto erlangen, es sei denn, er holt die tatsächliche Zustimmung des Arbeitnehmers und des jeweiligen Kommunikationspartners ein. Diese Rechtsauffassung hat offensichtlich schwerwiegende Folgen für den Arbeitgeber als Unternehmer. Dies kann den Zugriff auf wichtige Betriebsinformationen verhindern, was die Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Prüfungsanforderungen erschwert.
Der Datenschutzbeauftragte warnt insbesondere davor, dass die Erlaubnis zur privaten Nutzung eines Firmenpostfachs nicht allein auf der Grundlage ausdrücklicher Vorschriften oder einer Arbeitgebererklärung eingeholt werden kann. Der Inspektor geht davon aus, dass sich die private Nutzungserlaubnis implizit aus betrieblichen Gepflogenheiten ergeben kann. Dies ist der Fall, wenn Arbeitnehmer davon ausgehen, dass die private Nutzung erlaubt ist, und der Arbeitnehmer - durch Verzicht auf Maßnahmen wie Stichproben, Strafen, Abmahnungen - nichts anderes mitteilt. Würden wir die vom Inspektor vertretene Ansicht akzeptieren, wäre der Arbeitgeber in einer gefährlichen Situation, weil die fehlende Zustimmung des Arbeitnehmers dazu führen würde, dass dem Arbeitgeber die Einsichtnahme in die Korrespondenz untersagt würde. Für ehemalige Mitarbeiter könnte es besonders schwierig sein, eine Genehmigung zu erhalten.
Die Regulierungsbehörden sind der Ansicht, dass Arbeitgeber, die die private Nutzung dulden oder zulassen, als Anbieter von Telekommunikationsdiensten behandelt werden sollten. Das TKG umfasst die Erbringung von Telekommunikationsdiensten durch Unternehmen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit. Die E-Mail des Arbeitgebers wird jedoch nicht im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit bereitgestellt. Es ist nur ein Hilfsmittel, um die dem Mitarbeiter übertragenen Aufgaben zu erfüllen, daher findet das TCG hier keine Anwendung.
Die Regulierungsbehörden sind der Ansicht, dass Arbeitgeber, die die private Nutzung dulden oder zulassen, als Anbieter von Telekommunikationsdiensten behandelt werden sollten. Das TKG umfasst die Erbringung von Telekommunikationsdiensten durch Unternehmen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit. Die E-Mail des Arbeitgebers wird jedoch nicht im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit bereitgestellt. Es ist nur ein Hilfsmittel, um die dem Mitarbeiter übertragenen Aufgaben zu erfüllen, daher findet das TCG hier keine Anwendung.
In der Rechtsprechung gibt es mehrere Beispiele, die diese These bestätigen. Mehrere Landesarbeitsgerichte (Landgericht Berlin-Brandenburg vom 14.01.2016 – 5 Sa 657/15; Landgericht Niedersachsen vom 31.05.2010 – 12 Sa 875/09) haben festgestellt, dass das TKG eine gezielte Ausrichtung des Telekommunikationsangebots auf Dritte verlangt. Der Mitarbeiter ist Teil des Unternehmens und kein Dritter. Die Auslegung der Regulierungsbehörden läuft auch dem Ziel der TKG zuwider, den privaten Wettbewerb im Telekommunikationsbereich zu fördern. Ziel war es nicht, die Rechtsbeziehungen innerhalb des Unternehmens beispielsweise zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu regeln (Verwaltungsgericht Karlsruhe vom 27.05.2013 - 2 K 3249/12). Die ausdrückliche oder konkludente Zustimmung des Arbeitgebers ist unerheblich, da das TKG in keinem Fall anwendbar ist.
Sollten die Aufsichtsbehörden jedoch der Meinung sein, dass das TKG für die lautere private Nutzung gilt, wäre auch zu klären, ob nach den Regeln der betrieblichen Praxis die Nutzung von Arbeitsgeräten zu privaten Zwecken überhaupt erlaubt ist. Die private Nutzung einer IT-Infrastruktur ist keine hinsichtlich Dauer, Häufigkeit und Regelmäßigkeit eindeutig definierbare Leistung. Mangels hinreichender Konkretisierung des Angebots kann nicht von einer Zuwendung durch den Arbeitgeber gesprochen werden (Landgericht Nürnberg, 05.11.2015 - 5 Sa 58/15). Dies gilt insbesondere für die übliche Duldung des privaten Gebrauchs durch den Arbeitgeber.
Der Inspektor ist der Meinung, dass der Arbeitgeber ein Anbieter von Telekommunikationsdiensten sein kann. Die Gerichte nahmen in dieser Frage jedoch eine andere Position ein, die durch überzeugende Argumente gestützt wurde. Die Ansicht der Justiz sollte als entscheidend betrachtet werden, da sie die Kontrolle über die Aktivitäten der Exekutive ausübt. Gemäß den Empfehlungen der Aufsichtsbehörden ist es für die Kontrolle von Postfächern nicht erforderlich, die Zustimmung einzelner Mitarbeiter einzuholen. In der Rechtsprechung wird dies damit begründet, dass der Arbeitgeber kein Anbieter von Telekommunikationsdiensten ist und folglich keine Verletzung des Fernmeldegeheimnisses befürchten muss, wenn er sich ohne dessen Zustimmung Zugang zum Postfach des Arbeitnehmers verschafft. Dabei muss er sich natürlich weiterhin an die Datenschutzbestimmungen der DSGVO, insbesondere § 26 BDSG halten. Dazu ist es sinnvoll, eine Betriebsvereinbarung über die private Nutzung der IT-Infrastruktur abzuschließen. Damit lassen sich klare und verbindliche Regeln für die private Nutzung definieren. Gleichzeitig kann der Werkvertrag die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung / den Zugriff auf das Postfach darstellen.
Sollten die Aufsichtsbehörden jedoch der Meinung sein, dass das TKG für die lautere private Nutzung gilt, wäre auch zu klären, ob nach den Regeln der betrieblichen Praxis die Nutzung von Arbeitsgeräten zu privaten Zwecken überhaupt erlaubt ist. Die private Nutzung einer IT-Infrastruktur ist keine hinsichtlich Dauer, Häufigkeit und Regelmäßigkeit eindeutig definierbare Leistung. Mangels hinreichender Konkretisierung des Angebots kann nicht von einer Zuwendung durch den Arbeitgeber gesprochen werden (Landgericht Nürnberg, 05.11.2015 - 5 Sa 58/15). Dies gilt insbesondere für die übliche Duldung des privaten Gebrauchs durch den Arbeitgeber.
Der Inspektor ist der Meinung, dass der Arbeitgeber ein Anbieter von Telekommunikationsdiensten sein kann. Die Gerichte nahmen in dieser Frage jedoch eine andere Position ein, die durch überzeugende Argumente gestützt wurde. Die Ansicht der Justiz sollte als entscheidend betrachtet werden, da sie die Kontrolle über die Aktivitäten der Exekutive ausübt. Gemäß den Empfehlungen der Aufsichtsbehörden ist es für die Kontrolle von Postfächern nicht erforderlich, die Zustimmung einzelner Mitarbeiter einzuholen. In der Rechtsprechung wird dies damit begründet, dass der Arbeitgeber kein Anbieter von Telekommunikationsdiensten ist und folglich keine Verletzung des Fernmeldegeheimnisses befürchten muss, wenn er sich ohne dessen Zustimmung Zugang zum Postfach des Arbeitnehmers verschafft. Dabei muss er sich natürlich weiterhin an die Datenschutzbestimmungen der DSGVO, insbesondere § 26 BDSG halten. Dazu ist es sinnvoll, eine Betriebsvereinbarung über die private Nutzung der IT-Infrastruktur abzuschließen. Damit lassen sich klare und verbindliche Regeln für die private Nutzung definieren. Gleichzeitig kann der Werkvertrag die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung / den Zugriff auf das Postfach darstellen.
Die vorstehenden Grundsätze gelten jedoch nur dann, wenn das TKG wie im vorliegenden Fall als nicht anwendbar angesehen wird.