private phone at work in germany
German labor law.
Employee use of the company's e-mail box for private purposes.
13 Marca 2019 Inspektor ds. Ochrony danych osobowych Landu Baden-Württemberg opublikował najnowsze wydanie poradnika odnośnie ochrony danych dotyczących zatrudnienia.
W niniejszej broszurze IODO przedstawia, jak wygląda ochrona i wyjaśnia swoje stanowisko wobec różnych punktów widzenia w zakresie ochrony danych osobowych pracowników. Niektóre zagadnienia z przewodnika zostaną omówione w niniejszej i przyszłych edycjach „Update Datenschutz.” Jednym z poruszanych tematów jest korzystanie przez pracownika z technologii informacyjno-komunikacyjnych w prywatnym zakresie," w szczególności prywatne korzystanie przez pracownika z firmowego dostępu do poczty elektronicznej oraz ewentualne prawo pracodawcy do wglądu.
Problem jest znany od dawna: pracownicy korzystają z firmowej skrzynki e-mail również w celach prywatnych. Jeśli pracodawca nie zezwolił na taki sposób wykorzystania, pracownik nie może wykorzystywać skrzynki pocztowej do celów prywatnych.
W takim przypadku pracodawca może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej, np. gdy pracownik opuszcza firmę, aby nie utracić ważnych danych dla firmy. Istnieją rozbieżne opinie co do konsekwencji prawnych w sytuacji, gdy przedsiębiorca wyraźnie zezwoli lub będzie tolerował prywatne użytkowanie.
IODO bez uzasadnienia zakłada, że pracodawcę należy uznać za dostawcę usług w rozumieniu ustawy o telekomunikacji (TKG) lub ustawy o telemediach (TMG), jeżeli pracownicy mogą korzystać z firmowego konta e-mail również w celach prywantnych. W związku z tym pracodawca podlega tajemnicy telekomunikacyjnej i nie może już uzyskać dostępu do konta poczty elektronicznej, chyba że uzyska rzeczywistą zgodę pracownika i odpowiedniego partnera komunikacyjnego. Ten pogląd prawny niesie za sobą oczywiście poważne konsekwencje dla pracodawcy jako przedsiębiorcy. Może to uniemożliwić dostęp do ważnych informacji operacyjnych, utrudniając tym samym spełnienie wymogów prawnych w zakresie dokumentacji i kontroli.
W takim przypadku pracodawca może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej, np. gdy pracownik opuszcza firmę, aby nie utracić ważnych danych dla firmy. Istnieją rozbieżne opinie co do konsekwencji prawnych w sytuacji, gdy przedsiębiorca wyraźnie zezwoli lub będzie tolerował prywatne użytkowanie.
IODO bez uzasadnienia zakłada, że pracodawcę należy uznać za dostawcę usług w rozumieniu ustawy o telekomunikacji (TKG) lub ustawy o telemediach (TMG), jeżeli pracownicy mogą korzystać z firmowego konta e-mail również w celach prywantnych. W związku z tym pracodawca podlega tajemnicy telekomunikacyjnej i nie może już uzyskać dostępu do konta poczty elektronicznej, chyba że uzyska rzeczywistą zgodę pracownika i odpowiedniego partnera komunikacyjnego. Ten pogląd prawny niesie za sobą oczywiście poważne konsekwencje dla pracodawcy jako przedsiębiorcy. Może to uniemożliwić dostęp do ważnych informacji operacyjnych, utrudniając tym samym spełnienie wymogów prawnych w zakresie dokumentacji i kontroli.
W szczególności IODO ostrzega, że pozwolenie na prywatne używanie firmowej skrzynki nie może być uzyskane wyłącznie na podstawie wyraźnych przepisów lub oświadczenia pracodawcy. Inspektor zakłada, że pozwolenie na użytek prywatny może wynikać w sposób dorozumiany z zwyczajów panujacych w przedsiębiorstwie. Jest tak w przypadku, gdy pracownicy zakładają, że prywatne użytkowanie jest dozwolone, a pracowadca – rezygnując z takich środków jak wyrywkowe kontrole, kary, ostrzeżenia, nie daje im do zrozumienia, że jest inaczej. Gdyby przyjąć pogląd reprezentowany przez Inspektora, pracodawca znalazłby się w niebezpiecznej sytuacji, ponieważ brak zgody pracownika łączyłby się dla pracodawcy z zakazem wglądu w korespondencję. Uzyskanie zgody mogłoby sprawiać szczególne trudności w przypadku byłych pracowników.
Organy nadzoru reprezentują pogląd mówiący, że pracodawcy, którzy tolerują lub zezwalają na prywatny użytek, powinni być traktowani jak dostawcy usług telekomunikacyjnych. TKG obejmuje swoim zakresem świadczenie usług telekomunikacyjnych przez przedsiębiorstwa w ramach działalności gospodarczej. Udostępnienie poczty elektronicznej przez pracodawcę nie odbywa się jednak w ramach prowadzonej przez niego działalnosci gospodarczej. Jest to jedynie narzędzie do wykonywania zadań powierzonych pracownikowi.TKG nie znajduje więc tutaj zastosowania.
Organy nadzoru reprezentują pogląd mówiący, że pracodawcy, którzy tolerują lub zezwalają na prywatny użytek, powinni być traktowani jak dostawcy usług telekomunikacyjnych. TKG obejmuje swoim zakresem świadczenie usług telekomunikacyjnych przez przedsiębiorstwa w ramach działalności gospodarczej. Udostępnienie poczty elektronicznej przez pracodawcę nie odbywa się jednak w ramach prowadzonej przez niego działalnosci gospodarczej. Jest to jedynie narzędzie do wykonywania zadań powierzonych pracownikowi.TKG nie znajduje więc tutaj zastosowania.
W orzecznictwie można znaleźć kilka przykładów potwierdzających niniejszą tezę. Kilka regionalnych sądów pracy (Landgericht Berlin-Brandenburg z 14. 1. 2016 - 5 Sa 657/15; Landgericht Niedersachsen z 31. 5. 2010 - 12 Sa 875/09) stwierdziło, że TKG wymaga, aby oferta telekomunikacyjna była skierowana do osób trzecich. Pracownik raczej częścią firmy, a nie stroną trzecią. Insterpretacja organów nadzoru stoi również w sprzeczności z celem TKG, jakim jest wspieranie konkurencji prywatnej w sektorze telekomunikacyjnym. Celem nie było uregulowanie stosunków prawnych wewnątrz firmy na przykład między pracodawcą a pracownikiem (Verwaltungsgericht Karlsruhe z 27. 5. 2013 - 2 K 3249/12). Wyrażenie zgody przez pracodawcę, czy to w sposób wyraźny czy dorozumiany nie ma znaczenia, ponieważ TKG w żadnym wypadku nie ma zastosowania.
Jeżeli jednak organy nadzoru są zdania, że TKG ma zastosowanie do dozwolonego użytku prywatnego, należałoby również wyjaśnić, czy zgodnie z zasadami praktyki przedsiebiorstwa wykorzystywanie narzędzi pracy w celach prywatnych jest w ogóle dopuszczalne. Prywatne korzystanie z infrastruktury informatycznej nie jest usługą, którą można jasno zdefiniować pod względem czasu trwania, częstotliwości i regularności. W powodu braku wystarczającego określenia oferty, nie można mówić o świadczeniu ze strony pracodawcy (Landgericht Nürnberg, 5. 11. 2015 - 5 Sa 58/15). Dotyczy to w szczególności przypadku zwykłej tolerancji użytku prywatnego przez pracodawcę.
Inspektor jest zdania, że pracodawca może być dostawcą usług telekomunikacyjnych. Jednak sądy zajmowały w tej kwestii odmienne stanowisko, poparte przekonujacą argumentacją. Za decydujący należy uznać pogląd sądownictwa, ponieważ sprawuje ono kontrolę nad działaniami władzy wykonawczej. Zgodnie z zaleceniami organów nadzoru nie jest konieczne uzyskanie zgody poszczególnych pracowników na kontrolę skrzynek pocztowych. W orzecznictwie uzasadnione jest to faktem, iż pracodawca nie jest dostawcą usług telekomunikacyjnych, a w konsekwencji nie musi obawiać się naruszenia tajemnicy telekomunikacyjnej, jeśli uzyska dostęp do skrzynki pocztowej pracownika bez jego zgody. Oczywiście, musi on nadal przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych z RODO, a w szczególności § 26 BDSG. W tym celu sensowne jest zawarcie porozumienia zakładowego dotyczącego prywatnego użytkowania infrastruktury informatycznej. Pozwala to na określenie jasnych i wiążących zasad dla użytku prywatnego. Jednocześnie umowa o dzieło może stanowić podstawę prawną dla przetwarzania danych/dostępu do skrzynki pocztowej.
Jeżeli jednak organy nadzoru są zdania, że TKG ma zastosowanie do dozwolonego użytku prywatnego, należałoby również wyjaśnić, czy zgodnie z zasadami praktyki przedsiebiorstwa wykorzystywanie narzędzi pracy w celach prywatnych jest w ogóle dopuszczalne. Prywatne korzystanie z infrastruktury informatycznej nie jest usługą, którą można jasno zdefiniować pod względem czasu trwania, częstotliwości i regularności. W powodu braku wystarczającego określenia oferty, nie można mówić o świadczeniu ze strony pracodawcy (Landgericht Nürnberg, 5. 11. 2015 - 5 Sa 58/15). Dotyczy to w szczególności przypadku zwykłej tolerancji użytku prywatnego przez pracodawcę.
Inspektor jest zdania, że pracodawca może być dostawcą usług telekomunikacyjnych. Jednak sądy zajmowały w tej kwestii odmienne stanowisko, poparte przekonujacą argumentacją. Za decydujący należy uznać pogląd sądownictwa, ponieważ sprawuje ono kontrolę nad działaniami władzy wykonawczej. Zgodnie z zaleceniami organów nadzoru nie jest konieczne uzyskanie zgody poszczególnych pracowników na kontrolę skrzynek pocztowych. W orzecznictwie uzasadnione jest to faktem, iż pracodawca nie jest dostawcą usług telekomunikacyjnych, a w konsekwencji nie musi obawiać się naruszenia tajemnicy telekomunikacyjnej, jeśli uzyska dostęp do skrzynki pocztowej pracownika bez jego zgody. Oczywiście, musi on nadal przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych z RODO, a w szczególności § 26 BDSG. W tym celu sensowne jest zawarcie porozumienia zakładowego dotyczącego prywatnego użytkowania infrastruktury informatycznej. Pozwala to na określenie jasnych i wiążących zasad dla użytku prywatnego. Jednocześnie umowa o dzieło może stanowić podstawę prawną dla przetwarzania danych/dostępu do skrzynki pocztowej.
Powyższe zasady stosowane są jednak tylko wtedy, gdy TKG, tak jak w niniejszym przypadku, uznaje się za niemające zastosowania.